Tổng hồ sơ0Đã đăng ký vào hệ thống
TÀI KHOẢN ĐÃ ĐĂNG NHẬP
Chưa được phân quyền nghiệp vụ
Quản trị viên chưa giao mục chức năng hoặc nhóm hồ sơ cho tài khoản này. Khi quyền được cập nhật, tải lại trang để bắt đầu làm việc.
TỔNG QUAN HÔM NAY
Hồ sơ tập trung,
Hồ sơ tập trung,
tài sản được kiểm soát rõ ràng.
Hồ sơ, thời hạn, bản gốc và tài sản được quản lý thống nhất theo từng phòng ban.
Đang hiệu lực0Hồ sơ đang áp dụng
Sắp đến hạn0Trong vòng 30 ngày
Cần bổ sung0Thiếu Drive hoặc phụ trách
Phòng ban0Đơn vị có hồ sơ
Tài sản hỗ trợ0Đang được quản lý
CƠ CẤU HỒ SƠ
Hồ sơ theo nhóm nghiệp vụ
TIẾN ĐỘ XỬ LÝ
Trạng thái hồ sơ
0Tổng hồ sơ
CẦN CHÚ Ý
Nhắc việc thông minh
TRÁCH NHIỆM LƯU TRỮ
Hồ sơ theo phòng ban
QUẢN LÝ TÀI SẢN
Tình hình sử dụng tài sản
CẬP NHẬT GẦN ĐÂY
Hồ sơ mới cập nhật
| Mã tài sản | Tên / nhóm | Phòng ban quản lý | Người sử dụng | Tình trạng | Giá trị | Cập nhật |
|---|
| Thời gian | Tài sản | Từ phòng ban | Đến phòng ban | Người nhận | Người thực hiện | Ghi chú |
|---|
| Mã hồ sơ | Tên hồ sơ / loại | Số văn bản | Phòng ban | Phụ trách | Người duyệt | Trạng thái | Thời hạn | Drive |
|---|
DÀNH CHO NGƯỜI SỬ DỤNG
Hướng dẫn thao tác hằng ngày
Chọn đúng mục ở thanh bên, nhập dữ liệu theo quyền được giao và kiểm tra kết quả ngay sau khi lưu.
Đăng nhập
Dùng Email và mã PIN 6 số đã được Quản trị viên cấp.
Chọn mục làm việc
Thanh bên chỉ hiện các chức năng tài khoản được phép sử dụng.
Nhập và kiểm tra
Lưu dữ liệu, kiểm tra lại bảng kết quả và tệp gốc trước khi hoàn tất.
Tổng quan và thông báoXem nhanh việc cần xử lý
- Mở Tổng quan để xem số hồ sơ, hồ sơ sắp đến hạn, dữ liệu cần bổ sung, phòng ban và tài sản.
- Bấm Thông báo ở góc trên để xem hồ sơ chờ duyệt, hồ sơ được giao và cảnh báo thời hạn.
- Bấm một thông báo để chuyển đến nội dung liên quan; dùng Đánh dấu đã đọc khi đã xử lý.
Quản lý hồ sơThêm, xem, sửa, tải, in và xuất danh sách
- Bấm + Thêm hồ sơ, chọn Công ty, loại văn bản, nhóm hồ sơ và phòng ban phụ trách.
- Nhập tên hồ sơ, số văn bản, ngày ban hành, thời hạn, người phụ trách và người duyệt nếu có.
- Đính kèm tệp gốc Word, Excel, PDF hoặc ảnh rồi bấm Lưu. Tệp gốc được lưu trong kho Drive phù hợp.
- Dùng các bộ lọc Công ty, loại văn bản, nhóm, trạng thái và phòng ban để tìm nhanh đúng hồ sơ.
- Bấm Xem tệp để xem trước; In tệp gốc để mở giao diện in; Tải để lấy bản gốc. Nút Excel và PDF ở đầu bảng dùng để xuất danh sách đang lọc.
- Người có quyền Sửa dùng nút Sửa; chỉ Quản trị viên có nút Xóa.
Lưu ý: Nếu một tệp không xem trước được, hãy thử Tải tệp hoặc mở giao diện in. Không tự đổi liên kết Drive của hồ sơ khi chưa kiểm tra đúng tệp gốc.
Tài sảnQuản lý danh mục và tình trạng sử dụng
- Bấm + Thêm tài sản, nhập mã, tên, số serial, Công ty, phòng ban, nhóm và trạng thái.
- Kiểm tra giá trị, ngày mua và người đang sử dụng trước khi lưu.
- Dùng ô tìm kiếm và bộ lọc để tra cứu; xuất danh sách bằng Excel hoặc PDF.
- Người có quyền Sửa được cập nhật thông tin; chỉ Quản trị viên được xóa dữ liệu.
Phòng banQuản lý đơn vị theo từng Công ty
- Luôn chọn đúng Công ty trước khi tạo hoặc sửa phòng ban có tên giống nhau.
- Nhập mã phòng, tên phòng, người phụ trách và trạng thái hoạt động.
- Nếu đã có thư mục hồ sơ riêng, dán liên kết thư mục Drive vào đúng phòng ban và bật quét tệp khi cần.
- Kiểm tra tên hiển thị có kèm Công ty để tránh phân công nhầm đơn vị.
Bàn giao & điều chuyểnLưu dấu vết thay đổi người và nơi sử dụng
- Bấm + Tạo bàn giao và chọn đúng tài sản.
- Chọn phòng ban cũ, phòng ban mới, người nhận và ngày bàn giao.
- Ghi rõ tình trạng, phụ kiện và nội dung cần theo dõi rồi bấm Lưu.
- Kiểm tra lịch sử sau khi lưu để bảo đảm phòng ban quản lý hiện tại đã được cập nhật.
Thành viên và phân quyềnChỉ Quản trị viên nhìn thấy
- Bấm + Thêm thành viên, nhập Email, tên, PIN 6 số và chọn vai trò.
- Mở Phân quyền chuyên sâu để giao đúng mục chức năng, Công ty/phòng ban và nhóm hồ sơ.
- Quyền Xem cho phép xem, tải và in; quyền Sửa cho phép cập nhật trong phạm vi được giao.
- Kiểm tra bằng tài khoản thành viên: thanh bên và dữ liệu ngoài phạm vi phải được ẩn.
Nguyên tắc: Chỉ Quản trị viên được sửa tài khoản, thay đổi quyền, xóa và khôi phục dữ liệu.
Thùng rácKhôi phục dữ liệu đã xóa
- Chỉ Quản trị viên nhìn thấy mục Thùng rác.
- Kiểm tra loại dữ liệu, mã, thời gian và người xóa trước khi thao tác.
- Bấm Khôi phục để đưa bản ghi trở lại phần mềm; sau đó mở đúng mục nghiệp vụ để kiểm tra.
Drive, Sổ Excel và đồng bộCách làm việc khi có hoặc không mở web
- Dữ liệu nhập trên web được lưu ngay vào phần mềm; việc cập nhật Sổ Excel diễn ra ở chế độ nền.
- Khi cần nhập dự phòng, chỉ dùng các trang Nhập phòng ban, Nhập hồ sơ, Nhập tài sản và Nhập bàn giao trong Sổ Excel.
- Sau khi nhập dự phòng, bấm Đồng bộ dữ liệu ở trang Quản lý hồ sơ để nhận dữ liệu mới ngay; nếu không bấm, hệ thống sẽ nhận ở lần đồng bộ nền kế tiếp.
- Tệp gốc vẫn để trong kho Drive dưới dạng Word, Excel, PDF hoặc ảnh. Không xóa hoặc di chuyển tệp gốc khi hồ sơ vẫn đang sử dụng.
Khi chưa thấy dữ liệu hoặc không thao tác đượcKiểm tra nhanh trước khi báo Quản trị viên
- Xóa nội dung ô tìm kiếm và đưa các bộ lọc về “Tất cả”.
- Kiểm tra đã chọn đúng Công ty, phòng ban và nhóm hồ sơ.
- Tải lại trang sau khi Quản trị viên vừa thay đổi quyền.
- Nếu vừa nhập trong Sổ Excel, bấm Đồng bộ dữ liệu và chờ thông báo hoàn tất.
- Nếu nút Sửa hoặc Xóa không hiện, tài khoản hiện tại chưa có quyền tương ứng.
- Ghi lại mã lỗi hiển thị trên màn hình để Quản trị viên kiểm tra chính xác.
Quản trị
Toàn quyền, phân công nhóm việc và xóa dữ liệu.
Quản lý hồ sơ
Chỉ sửa các nhóm việc được Quản trị giao quyền Sửa.
Chỉ xem
Chỉ mở, in và tải hồ sơ trong nhóm được phân công.
Quy tắc truy cập:Thành viên vào ngay nhóm đã được giao, không cần xin quyền Drive. Chỉ Quản trị viên được thay đổi phân công và xóa dữ liệu.
| Thành viên | Email / tài khoản | Vai trò | Nhóm việc được giao | Trạng thái | Ngày thêm | Thao tác |
|---|
Cơ chế khôi phục:Bấm Khôi phục ngay trong bảng. Phần mềm sẽ tự xử lý bản ghi D1 và thử khôi phục tệp gốc qua Apps Script nếu tệp vẫn còn quyền truy cập.
| Loại | Mã / tài khoản | Nội dung | Đã xóa lúc | Người xóa | Thao tác |
|---|